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Como evitar a falta de pacientes com uma boa gestão da agenda

A falta de pacientes é um problema que afeta a maioria de clínicas e consultórios médicos. Os motivos que fazem os pacientes não comparecerem a uma consulta são inúmeros, mas existem técnicas para reduzir drasticamente essa taxa de absenteísmo.

Neste artigo vamos falar sobre esses motivos pelos quais os pacientes faltam e também o que você e sua equipe podem fazer para evitar essas faltas. Confira:

Porque seus pacientes faltam às consultas

1.Esquecimento
O principal, e mais simples motivo pelo qual seus pacientes faltam é: esquecimento.
Isso mesmo, todos os problemas causados pela falta de pacientes no seu consultório, seja na organização ou no seu faturamento mensal, são porque seus pacientes não se lembram da consulta agendada.

2. Desorganização
Outro motivo muito comum para os pacientes não comparecerem no consultório é a desorganização.
Muitas vezes o paciente não checa sua própria agenda antes de marcar uma consulta.
Nessa situação, pode existir um conflito de horários e ele só fica sabendo disso em cima da hora e acaba não comparecendo.

3. Impunidade
Muitas vezes, existe uma falta de clareza na política de agendamentos. Nesse caso os pacientes não sabem que existe algum problema ou penalidade quando eles faltam.
É interessante comunicar para todos os pacientes os problemas do não comparecimento e pedir para que desmarquem com antecedência.

4. Sala de espera cheia
Esse talvez seja um dos piores problemas em relação à falta de pacientes, e nesse caso a culpa é do próprio consultório.
A desorganização interna pode culminar em filas longas e demoradas para os pacientes. Isso os desmotiva e faz com que os índices de não comparecimento aumentem.
Ter a sala de espera sempre lotada é uma reclamação comum de todos os pacientes, algo que realmente diminui muito a satisfação com o atendimento da clínica.

Mais do autor: ‘Comunicador interno no consultório: otimize seus processos’

Técnicas para evitar a falta de pacientes

Depois de ver todos esses motivos que fazem os pacientes faltarem às consultas, vamos ver algumas ações que você e a sua equipe podem adotar para diminuir as faltas.

1.Orientações da recepcionista
Como a recepcionista, ou a secretária, é responsável pelos agendamentos, ela precisa ter uma capacidade de comunicação muito boa.
O momento de marcar a consulta é essencial para evitar que os pacientes faltem depois.
Ela deve orientar o paciente, confirmar que ele realmente pode comparecer no horário agendado. Por exemplo, ao invés de apenas sugerir o horário da consulta, a recepcionista pode perguntar “Você já tem algum compromisso marcado dia X/X às X horas?” Isso faz com que o paciente consulte sua agenda e evite a sobreposição de compromissos.
Outro ponto importante na hora de a recepcionista marcar o horário com o paciente é já deixar claro se há alguma penalidade por ausência ou então desmarcações em cima da hora.

2. Confirmar consulta
Essa é a melhor técnica para reduzir o número de faltas de pacientes no consultório. Pesquisas mostram que as faltas podem cair em até 30% com essa simples atitude.
O problema é que se sua recepcionista liga para os pacientes, um por um, vai perder um tempo precioso no consultório, em que ela poderia estar atendendo e acolhendo quem está na sala de espera.
Uma forma de resolver esses dois problemas é o envio de mensagens automatizadas por meio do seu sistema de agenda. Isso é muito mais prático – e barato – do que as ligações telefônicas. Também existem estudos que mostram que as mensagens SMS são muito mais eficazes do que as ligações para garantirem a presença dos pacientes.

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3. Lista de espera
Esta é uma medida paliativa para evitar os horários vagos causados pelos cancelamentos.
Quando os pacientes dizem que não vão comparecer na consulta com antecedência, sua recepcionista tem tempo hábil para entrar em contato com outro paciente interessado no horário e conseguir ocupar aquele horário vago.
Para tornar esse processo ainda mais ágil, é possível criar uma “lista de espera” no seu próprio sistema de gestão da agenda. Nessa lista de espera você concentra todos os dados desses pacientes que aguardam por um atendimento e pode organizá-los por ordem de urgência.

Essas são algumas dicas para evitar a falta de pacientes e não comprometer o fluxo de atendimento no consultório. São atitudes simples, mas que com certeza terão um impacto positivo no seu dia-a-dia e também nas contas do final do mês, afinal, você vai parar de perder dinheiro com horários ociosos.

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