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10 dicas para aproveitar melhor congressos e eventos científicos

Tempo de leitura: 5 minutos.

Os bons eventos científicos também trazem alguns desafios: muita informação, diversas sessões simultâneas, dezenas de pessoas a conhecer, algum cansaço pela mudança da rotina ou pelo jetlag, etc… Mesmo assim, participar de congressos e palestras traz muitos benefícios. Por isso, vale a pena se preparar profissionalmente para aproveitar o máximo das conferências e eventos médicos. Seguem aqui algumas dicas selecionadas.

Dicas para congressos e eventos médicos

ANTES:

1) Defina seus objetivos

Um evento médico pode acontecer por diversos motivos e é sempre importante definir qual é o seu fio condutor. Se você deseja se conectar, compartilhar sua pesquisa ou aperfeiçoar habilidades, defina metas claras com antecedência, pra evitar uma postura passiva de quem meramente “se deixar levar” pelo ritmo da conferência ou simplesmente faz tudo o que os outros estão fazendo sem eleger suas prioridades conscientemente.

Por isso, proponha-se estas perguntas: Quais são seus objetivos ao participar deste evento? Ficar atualizado sobre um assunto com o qual já lida frequentemente? Aprender o básico de um assunto? Conhecer ou rever pessoas? Oportunidades de parcerias científicas / profissionais? Você está iniciando na sua área? Está procurando um mentor?

As melhores metas são específicas (e não genéricas), concretas – de preferência, mensuráveis! – e audazes (procurar trabalhar duro, e não simplesmente fazer turismo). Mas, ao mesmo tempo, é preciso ser realista no uso do tempo para evitar um “multitask” de quem quer fazer tudo, e assim acaba se atrapalhando. Usando estes critérios, você terá uma ideia de como priorizar suas atividades e criar um cronograma mais adequado.

2) Planejar com antecedência

Não espere até que você esteja fisicamente na conferência para planejar suas atividades – pesquise antes no programa da conferência online quem está participando e palestrando, além dos seus principais temas. Existe alguém com quem você queira se conectar? Entre em contato com pessoas com quem você deseja conversar antes da conferência e tente fazer planos para se encontrar com antecedência.

No momento em que você chegar à conferência, você já deve ter um plano do que vai fazer e de quem quer encontrar, sejam eles palestrantes, expositores ou apenas participantes como você. Se tiver tempo fora da conferência, tente conhecer mais sobre a cidade em que você está e outros aspectos extra-técnicos daquele evento.

3) Escolha as sessões certas

Provavelmente, haverá mais sessões do que você pode participar. Escolha os mais relevantes e úteis para garantir que você tire o máximo proveito do pouco tempo que você tem lá. Se houver várias sessões simultâneas, priorize aquelas que podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos e metas de pesquisa. Outra sugestão é combinar com algum colega de trabalho para que possam ir a sessões distintas um do outro e compartilhar as descobertas depois.

Certifique-se de alocar tempo suficiente para sessões de pôsteres. Eles são um ótimo lugar para aprender, interagir e ter conversas mais casuais, porém mais aprofundadas com as pessoas.

4) Fique atento a possíveis economias

Conferências podem ser caras, mas existem maneiras de economizar dinheiro. Fique de olho nos descontos para inscrições antecipadas, para alguns públicos (graduandos, residentes e pós-graduandos) e apoio financeiros a partir de fundos de incentivo de instituições diversas. Alguns congressos grandes e bem estruturados possuem até promoções para os que se candidatarem a ajudar na organização do evento.

DURANTE OS DIAS DO EVENTO:

5) Use mídias sociais

A mídia social é uma ferramenta inestimável quando se trata de se conectar com as pessoas e ficar atualizado sobre conferências.

Por exemplo, pode-se usar o Twitter ou outra mídia de alguns modos:

  • Siga a hashtag da conferência para participar de discussões referentes ao evento, saber mais sobre sessões e possíveis mudanças de última hora, eventos sociais e qualquer outra coisa que possa ter perdido.
  • Informe às pessoas que você está participando para se conectar com elas.
  • Compartilhe fotos, vídeos e citações da conferência. OBS: antes de postar qualquer coisa, cheque sobre a política de compartilhamento de informações, pois alguns palestrantes não querem que seus trabalhos sejam divulgados antes da publicação.

Faça uso do LinkedIn também: apesar de não ser a mídia mais comum entre médicos, é possível adicionar as pessoas que conhecemos ali e manter contato. Ainda, tente ativar o recurso “find nearby” no LinkedIn se conectar com as pessoas que estão ali também.

Passo-a-passo para criar uma boa presença profissional nas mídias digitais

6) Estabeleça relações sociais e profissionais

Conferências científicas são ótimas oportunidades de networking, acompanhamento de pesquisas científicas e busca de colaborações. De fato, um estudo do The Economic Journal sugere que os cientistas que participam de conferências são mais propensos a escrever co-autoria de artigos do que aqueles que não participam.

Networking em conferências é crucial. Não se intimide por conversar com os pesquisadores seniores e formadores de opinião prestigiados – eles frequentemente são mais receptivos e encorajadores do que se pode imaginar. E mesmo que uma oportunidade de networking não pareça relevante para você agora, não a ignore pois pode ser útil no futuro.

Dicas rápidas:

  • Prepare um “elevator pitch” de 30 segundos para resumir sucintamente o seu histórico ao se apresentar às pessoas.
  • Descubra quem estará na conferência, pesquise seu histórico e venha preparado com algumas perguntas que gostaria de fazer.
  • Não deixe de ir a eventos sociais: mesmo que não tragam conteúdo técnico, são uma ótima maneira de se conectar com as pessoas em um ambiente mais descontraído.
  • Quando você está em eventos, tente não ficar com pessoas que você já conhece e vê todos os dias: espalhe-se e conheça novas pessoas.

Você sabe a importância da comunicação e do networking na Medicina?

7) Esteja preparado para tomar notas

Pode ser em papel e caneta, notebook, tablet ou mesmo aplicativos de gravação de voz. Anote inclusive seus próprios pensamentos e ideias, porque provavelmente não se lembrará de tudo quando chegar em casa. E não se limite a anotar as apresentações: tome notas rápidas em cada conversa que você tem com novas pessoas para que você possa lembrar quem elas são e o que você tinha em comum.

8) Descanse um pouco

Networking em conferências é inestimável, mas não se esforce para participar de todos os eventos sociais, happy hour e coquetel se estiver cansado. Com tudo o que há para fazer em conferências, é fácil ficar sem dormir e a fadiga pode ser exacerbada se você estiver atrasado. Certifique-se de dormir bem: isso deixará você mais alerta, terá melhores conversas com as pessoas e permitirá que você retenha melhor as informações.

9) Planejar as acomodações e alimentação com perspicácia

Evite hotéis muito longe do local da conferência. Qualquer economia em acomodações pode ser perdida quando você considera o tempo necessário para viajar para o evento, bem como a tensão que pode colocar em participar de redes ou eventos sociais fora do horário da conferência. Você também achará mais fácil se retirar para o seu quarto para descansar se estiver perto do local da conferência. Reserve com antecedência para economizar dinheiro e tente planejar viagens para que seja possível chegar um pouco antes do início imediato das palestras.

Ainda, sobre a alimentação, evite consumir qualquer fast-food que lhe ofereçam gratuitamente: prefira refeições leves, para que isso não lhe tire a energia que precisará para se concentrar nas palestras.

10) Apresente seu trabalho

Inscreva-se para levar algum pôster ou apresentação oral. Isso não apenas lhe dará a oportunidade de exercitar suas habilidades de apresentação, mas você poderá conhecer outros pesquisadores em sua área e obter feedback útil e perguntas interessantes sobre sua pesquisa. Para os cientistas no início de suas carreiras, fazer apresentações em conferências pode diferenciá-lo de outros candidatos quando você se candidata a cargos futuros. Para pesquisadores mais experientes, apresentar seu trabalho é uma ótima maneira de atrair colaboradores ou jovens cientistas talentosos para participar do seu grupo.

APÓS:

  • Mantenha contato com as pessoas que você conheceu enviando um e-mail ou conectando-se a elas nas redes sociais.
  • Reveja todas as suas anotações, fotos de slides, materiais recebidos e selecione os mais relevantes.
  • Prepare uma apresentação do tipo “highlights” para contar no seu local de trabalho o que mais lhe chamou a atenção.
  • Por fim, como todo trabalho profissional também deve ser “sustentável familiarmente” – até porque é preciso permitir que os eventos futuros não sejam desgastantes por muita ausência do lar – , tente levar algum pequeno presente para os filhos, cônjuges ou outros familiares.
  • Agradeça aos seus patrocinadores, chefes ou colaboradores que te permitiram ir ao evento ou cooperaram de algum modo (financeiramente ou dando algum suporte profissional) nos dias em que esteve fora da rotina habitual.

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