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7 atitudes para reduzir os gastos em sua clínica ou consultório

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No dia a dia do consultório ou clínica existem tantas preocupações de ordem médica que o planejamento da distribuição de recursos para as despesas pode ficar em segundo plano. Com isso, os gastos podem sair do controle, prejudicando o caixa e colocando em risco a saúde financeira do negócio.

Para evitar que isso aconteça, é preciso manter-se atento ao caixa e, sempre que necessário, cortar despesas. Isso não significa eliminar investimentos – que são gastos que trarão resultados – mas, sim, minimizar perdas, que são gastos anormais.

De acordo com o coordenador do MBA de Gestão de Processos e professor na graduação em Administração e Ciências Contábeis do Ibmec-RJ, Luiz Barbieri, em um momento de crise, cortar gastos tem uma importância enorme. Com esses cortes, você direciona recursos que seriam desperdiçados para investir na clínica, por exemplo.

1. Elabore um planejamento financeiro

Ele permitirá que o gestor do consultório conheça todos os dispêndios e verifique se algo está fora do curso normal nas finanças. “Deve ser feito um orçamento anual, que se possa analisar mês a mês, para checar se o realizado está de acordo com o planejado”, diz José Renato Jardim, professor da Saint Paul Escola de Negócios.

2. Crie processos

Estabelecer uma rotina de apuração de dados, análise de resultados e planos de ações decorrentes dessa análise é a melhor forma de fazer com que o planejamento seja, de fato, eficiente. “Busque sempre realizar um benchmarking, ou seja, compare a gestão da operação e financeira da sua clínica com as demais, visando trocar boas práticas de redução”, recomenda Barbieri.

3. Use ferramentas simples

Este controle pode ser feito com a ajuda de uma planilha, na qual esteja não apenas o fluxo de caixa – contas a pagar e a receber –, mas a previsão de custos, como os de manutenção preventiva de equipamentos, materiais de escritório, cálculo de espaço ocioso da equipe, condomínio, luz, lixo hospitalar etc. “O controle fará perceber o quanto e onde existe um ‘ralo’, ou seja, onde existe uma perda maior”, completa Barbieri.

4. Capriche na equipe

Uma das principais dificuldades de médicos que possuem seu próprio consultório é a falta de conhecimento sobre aspectos financeiros e administrativos. De fato, dividir-se entre o exercício da profissão e tarefas burocráticas pode ser contraproducente.

Por isso, se o objetivo for se dedicar integralmente ao atendimento, escolha alguém de confiança para cuidar do administrativo e financeiro. “Não economize na contratação de pessoas. Contrate um profissional que tenha uma boa formação, que consiga fazer este planejamento financeiro com você. Não busque apenas um(a) secretário(a), busque um(a) administrador(a)”, aconselha Jardim.

5. Reduza as glosas

Elas são uma grande dor de cabeça nos consultórios e clínicas, mas podem ser facilmente resolvidas com ajuda da tecnologia. “Por meio da automatização, acabam as rasuras, erros de preenchimentos e ilegibilidade. Ao utilizar um sistema de gestão médica, suas guias, prontuários e cobranças de despesas ficam localizados na mesma plataforma, o que facilita a rotina de toda a sua equipe e diminui essas penalidades”, comenta Barbieri.

6. Confirme as consultas

Uma atitude tão simples é capaz de otimizar o tempo do profissional da saúde – afinal, toda vez que um paciente se ausenta, ele não apenas deixa de gerar receita mas, também, traz perdas ao consultório.

“Uma boa gestão de consultório – seja esta por automação ou por atendentes humanos – faria a confirmação dos pacientes, por ligação, mensagem ou WhatsApp. Concordo que os softwares de gestão de consultórios são eficazes, mas, novamente, são necessárias boas pessoas para se utilizar esta ferramenta”, aponta Jardim.

7. Observe a agenda

Confirmar as consultas não apenas traz uma agenda mais eficiente como, ainda, ajuda a otimizar os recursos despendidos. “Saber, por exemplo, quantas pessoas foram atendidas em um período de tempo e quanto tempo leva cada atendimento pode demonstrar quantas atendentes são realmente necessárias na recepção”, orienta Barbieri.

Essa atitude também ajuda as clínicas que trabalham com estoque – de remédios ou materiais. “Com os números de consumo e desperdício em mãos, os gestores podem negociar melhor com fornecedores, prever os gastos e planejar melhor as compras”, finaliza Barbieri.

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